Opublikowany w Biznes, Horeca

Przepływ informacji w małej i średniej firmie – jak go usprawnić?

Wielu pracowników małych i średnich firm narzeka na niewłaściwą komunikację w firmie. Pomimo, że dane przedsiębiorstwo nie zatrudnia dużo osób, często pojawiają się sprzeczne informacje odnośnie projektu, zdarza się, że ktoś o czymś nie został poinformowany i czuje się pominięty, a w konsekwencji czego praca jest opóźniona lub nawet realizowane są zadania sprzeczne z najnowszymi ustaleniami. W ten sposób firma traci i to na wielu polach – realizacja projektu się opóźnia, a więc traci w oczach klienta, pracownicy są sfrustrowani, a więc maleje satysfakcja z pracy i przedsiębiorstwo traci w oczach pracowników. Jak poprawić taką sytuację? Najważniejsze to popracować nad organizacją zespołu, a także wyposażyć go w odpowiednie narzędzia do pracy, takie jak JIRA Polskahttp://jirasolutions.pl/jak-usprawnic-przeplyw-informacji-w-malej-i-sredniej-firmie/ – które usprawniają komunikację w małych i średnich firmach.

JIRA Polska – dlaczego warto zainteresować się wdrożeniem tego systemu?

Po pierwsze dlatego, że wcale nie jest drogi, a jego prostota dorównuje jego funkcjonalności. JIRA Polska to platforma wewnętrzna w firmie, do której dostęp mają pracownicy oraz kierownictwo. W systemie można tworzyć projektu, które obecnie realizuje firma i tworzyć zespoły pracowników, które są przydzielone do realizacji danego projektu. Każdy projekt może posiadać dodaną pełną dokumentację, dzięki czemu każdy z pracowników przypisanych do projektu w dowolnym momencie może się z nią zapoznać i wrócić do podstawowych założeń. To ważne, ponieważ przy wieloetapowych projektach łatwo się zgubić, a dodatkowo wracając do pracy po nieobecności można szybko przypomnieć sobie założenia niezbędne do realizacji działań.

W ramach projektu w JIRA Polska można tworzyć zadania i przypisywać je do konkretnych osób. Każde zadanie może posiadać w sobie dokładny opis, załączniki, a także harmonogram prac i priorytet ważności. Dzięki takiemu rozwiązaniu zawsze, czarno na białym widać, jakie zadania zostały oddane do realizacji danemu pracownikowi, a w razie konieczności ich wykonanie można egzekwować na podstawie listy zadań. To ułatwia też pracę osobie odpowiedzialnej za wykonanie danego zadania, ponieważ wszystko zebrane jest w jednym miejscu, ma swój priorytet ważności i nie ma ryzyka, że o czymś się zapomni lub coś zostanie pominięte.

JIRA Polska to idealny program do zarządzania projektami. Za pośrednictwem platformy możliwy jest też kanał komunikacji pomiędzy pracownikami oraz pomiędzy pracownikami, a kierownictwem. Narzędzie sprawdza się też w przypadku kontroli błędów w projekcie. W łatwy sposób można w nim rejestrować wszystkie uwagi i poprawki zgłoszone przez klienta oraz przydzielić osobę do ich wdrożenia. Dzięki temu żadna uwaga od klienta nie zostanie bez odpowiedzi, co przy rozległych projektach mogłoby się zdarzyć.

Spotkania projektowe również się przydadzą

Oprócz samego oprogramowania dobrym pomysłem jest wdrożenie cyklicznych spotkań grupy projektowej. Dzięki nim każdy pracownik szybko będzie mógł zorientować się w tym, na jakim etapie jest realizacja poszczególnych zadań. Spotkania wzmacniają też więzi grupowe. Na spotkaniach każdy z uczestników projektu może powiedzieć nad czym obecnie pracuje, może podzielić się swoimi wątpliwościami oraz pomysłami i sugestiami. Spotkania powinien prowadzić kierownik projektu, a dodatkowo, jeśli jest taka konieczność może on zorganizować spotkania twarzą w twarz z każdym z pracowników, dzięki czemu w sposób płynny może odbywać się nie tylko komunikacja pomiędzy pracownikami, ale i pomiędzy pracownikami, a osobą zarządzającą projektem.

Dodaj komentarz